Cómo Configurar Odoo Inicialmente
Guía completa paso a paso para configurar Odoo correctamente desde el primer día. Evita errores costosos y comienza con el pie derecho.
📋 Antes de Comenzar: Checklist de Preparación
✅ Información de la Empresa
- □Razón social completa y nombre comercial
- □NIF/CIF y domicilio fiscal
- □Logo de la empresa (PNG/SVG alta resolución)
- □Datos de contacto (teléfono, email, web)
- □Moneda principal y monedas secundarias
✅ Datos Operativos
- □Catálogo de productos/servicios (Excel/CSV)
- □Listas de precios y tarifas
- □Base de datos de clientes y proveedores
- □Estructura organizativa (departamentos, equipos)
- □Lista de usuarios con roles definidos
✅ Configuración Financiera
- □Plan General Contable (según tu país)
- □Cuentas bancarias y datos de acceso bancario
- □Impuestos aplicables (IVA, retenciones, etc.)
- □Formas de pago (contado, 30/60/90 días, etc.)
- □Año fiscal y periodos contables
✅ Requisitos Técnicos
- □Servidor (cloud o on-premise) con recursos adecuados
- □Dominio para acceso web (opcional pero recomendado)
- □Certificado SSL para conexión segura
- □Backup automático configurado
- □Emails corporativos para usuarios
🚀 Guía Paso a Paso: Configuración Inicial
Instalación de Odoo
Opciones de Instalación:
Más simple, sin mantenimiento
- ✓ Setup en minutos
- ✓ Actualizaciones automáticas
- ✓ Soporte incluido
- ⚠️ Menos personalización
Balanceado, recomendado
- ✓ Control medio
- ✓ Entorno desarrollo/producción
- ✓ Git integrado
- ✓ Buena personalización
Control total
- ✓ Control completo
- ✓ Máxima personalización
- ✓ Datos en tu servidor
- ⚠️ Requiere IT interno
Para PyMEs: Odoo Online o Odoo.sh
Para empresas con IT: On-Premise con servidor dedicado
Configuración de Empresa
Ruta: Ajustes → Configuración General → Empresas
Datos Básicos:
- • Nombre legal de la empresa
- • NIF/CIF fiscal
- • Dirección completa (calle, ciudad, código postal, país)
- • Teléfono, email, sitio web
- • Logo (recomendado: 300x300px PNG con fondo transparente)
Configuración Regional:
- • Idioma: Español (ES) - instalar si no está disponible
- • Zona horaria: Seleccionar según ubicación (ej: Europe/Madrid)
- • Moneda: EUR (España), USD (América), etc.
- • Formato de fecha: DD/MM/YYYY (Europa) o MM/DD/YYYY (US)
La moneda base NO puede cambiarse después de crear transacciones. Verifica cuidadosamente antes de continuar.
Usuarios y Permisos
Ruta: Ajustes → Usuarios y Empresas → Usuarios
Roles Típicos en Odoo:
Acceso total. Solo 1-2 personas de confianza.
Gestión de módulos específicos (ventas, compras, etc.)
Operaciones diarias sin configuración
Consultar información sin modificar (reportes, dashboard)
- • Aplica principio de "mínimo privilegio": solo permisos necesarios
- • Configura autenticación de dos factores (2FA) para administradores
- • Usa email corporativo para cada usuario
- • Documenta roles y responsabilidades de cada usuario
- • Revisa permisos trimestralmente
Activación de Módulos
Ruta: Aplicaciones → Buscar y activar
Orden Recomendado de Activación:
- ✓ Contabilidad/Facturación: Base financiera
- ✓ Contactos: Clientes y proveedores
- ✓ CRM: Gestión de oportunidades
- ✓ Ventas: Presupuestos y pedidos
- ✓ Compras: Solicitudes y órdenes de compra
- ✓ Inventario: Gestión de stock
- ✓ Fabricación: Si produces bienes
- ✓ Proyectos: Si vendes servicios
- ✓ RRHH: Empleados y nóminas
- ✓ E-commerce: Tienda online
NO actives todos los módulos "por si acaso". Cada módulo añade complejidad. Activa solo lo que necesitas AHORA. Siempre puedes activar más adelante.
Configuración Contable
Ruta: Contabilidad → Configuración
Plan Contable:
Odoo incluye planes contables para múltiples países. Selecciona el de tu país durante la configuración inicial. Para España: Plan General Contable (PGC) español.
Impuestos:
Configura impuestos según tu país:
- • España: IVA 21%, 10%, 4%, IRPF (retenciones)
- • México: IVA 16%, ISR, retenciones
- • Chile: IVA 19%
- • Argentina: IVA 21%, percepciones, retenciones
Diarios Contables:
Configura diarios para: Ventas, Compras, Banco, Caja, Operaciones Diversas. Cada diario tiene secuencias de numeración específicas.
Cuentas Bancarias:
Añade cuentas bancarias de la empresa. Configura sincronización bancaria si está disponible para tu banco (importación automática de movimientos).
Año Fiscal:
Define inicio y fin del año fiscal. En la mayoría de países: 1 enero - 31 diciembre. Configura cierre y apertura de ejercicio.
Errores en configuración contable son difíciles de corregir después. Se recomienda fuertemente consultar con un contador o experto en Odooantes de finalizar esta configuración.
Productos y Servicios
Ruta: Ventas/Inventario → Productos → Crear
Información Esencial por Producto:
Datos Básicos:
- • Nombre del producto
- • Referencia interna (SKU)
- • Código de barras (si aplica)
- • Categoría del producto
- • Imagen (300x300px recomendado)
Configuración Comercial:
- • Precio de venta
- • Costo del producto
- • Impuestos aplicables
- • Unidad de medida
- • ¿Puede venderse/comprarse?
Tipo de Producto:
- • Almacenable: Gestión de stock
- • Consumible: No se rastrea inventario
- • Servicio: Intangible, basado en tiempo
Inventario (si aplica):
- • Rutas (comprar, fabricar, etc.)
- • Proveedor predeterminado
- • Stock mínimo/máximo
- • Ubicación en almacén
Si tienes muchos productos, crea un Excel/CSV con toda la información y usa la función de Importación masiva (Favoritos → Importar registros). Ahorra horas de trabajo manual.
Migración de Datos
Si vienes de otro sistema, necesitas migrar datos históricos.
Datos a Migrar (prioridad):
- Clientes y Proveedores: Con datos de contacto completos
- Productos/Servicios: Con precios y costos actualizados
- Saldos Iniciales: Cuentas por cobrar/pagar
- Inventario Actual: Cantidades y valores
- Empleados: Si usarás módulo RRHH
⚠️ Consideraciones:
- • NO migres todo el histórico: Solo datos relevantes (último año)
- • Limpia datos: Elimina duplicados, corrige inconsistencias
- • Valida después: Verifica sumas, totales, inventarios
- • Haz backup: Siempre antes de importación masiva
- Exporta datos de sistema anterior a Excel/CSV
- Limpia y formatea según plantilla de Odoo
- Prueba importación en base de datos de TEST
- Valida resultados exhaustivamente
- Solo entonces importa en producción
Pruebas y Validación
Nunca vayas a producción sin probar exhaustivamente.
✅ Checklist de Pruebas:
- □Crear cliente/proveedor de prueba
- □Generar presupuesto de venta completo
- □Confirmar pedido y generar factura
- □Registrar pago y conciliar
- □Verificar asientos contables generados
- □Probar flujo de compras completo
- □Validar cálculo de impuestos
- □Generar reportes principales
- □Probar envío de emails (presupuestos, facturas)
- □Verificar permisos de usuarios no admin
- • Impuestos configurados incorrectamente (% erróneo)
- • Secuencias de facturas que no cumplen normativa legal
- • Cuentas contables mal mapeadas
- • Permisos muy restrictivos o muy permisivos
- • Emails no configurados (clientes no reciben facturas)
Capacitación de Usuarios
El mejor sistema configurado falla si los usuarios no saben usarlo.
Plan de Capacitación Recomendado:
Navegación, conceptos básicos, flujos principales
Capacitación específica: Ventas, Compras, Contabilidad, etc.
Ejercicios con escenarios reales de la empresa
Resolución de preguntas antes del go-live
- • Odoo eLearning: Cursos oficiales gratuitos en odoo.com/slides
- • Documentación: www.odoo.com/documentation
- • Videos YouTube: Canal oficial de Odoo
- • Manuales internos: Crea guías específicas de tu empresa
Go-Live y Seguimiento
🚀 Día del Go-Live:
- ✓Verifica backup completo del día anterior
- ✓Comunica a toda la empresa el inicio
- ✓Ten soporte técnico disponible todo el día
- ✓Monitorea intensivamente primeras operaciones
- ✓Resuelve problemas inmediatamente
Primeras 2 Semanas:
Periodo crítico de adaptación. Mantén canal de soporte abierto, documenta problemas recurrentes, ajusta configuraciones según feedback real de usuarios.
Primer Mes:
Evalúa métricas: ¿Los usuarios trabajan eficientemente? ¿Se redujo tiempo en procesos? Realiza sesión de feedback grupal y ajustes finales.
Has configurado Odoo exitosamente. Ahora comienza la mejora continua.
🚫 Errores Comunes a Evitar
Preguntas Frecuentes
¿Odoo Community o Odoo Enterprise para empezar?
Odoo Community es gratuito y suficiente para probar funcionalidades básicas, pero Odoo Enterprise incluye módulos críticos como contabilidad completa, soporte oficial, actualizaciones automáticas y aplicación móvil. Para uso productivo en empresa, se recomienda Enterprise. Puedes empezar con Community para evaluar y luego migrar a Enterprise sin perder datos.
¿Puedo configurar Odoo yo mismo o necesito ayuda experta?
Configuraciones básicas (usuarios, productos simples) son factibles sin ayuda. Sin embargo, configuraciones complejas (contabilidad fiscal, workflows personalizados, integraciones) requieren conocimiento técnico. Un error en configuración inicial puede causar problemas graves posteriores. Se recomienda al menos una consultoría inicial con un experto para validar tu configuración antes de ir a producción.
¿En qué orden debo configurar los módulos de Odoo?
Orden recomendado: 1) Configuración de empresa (datos fiscales, moneda, idioma), 2) Usuarios y permisos, 3) Contabilidad/Finanzas (plan contable, cuentas bancarias), 4) Productos/Servicios y listas de precios, 5) Clientes y Proveedores, 6) Módulos operativos (CRM, Ventas, Compras, Inventario), 7) Integraciones externas. Nunca actives todos los módulos a la vez; ve por fases.
¿Cuánto tiempo lleva la configuración inicial de Odoo?
Depende del alcance: Configuración básica (empresa pequeña, pocos módulos): 1-2 días. Configuración media (PyME con contabilidad y ventas): 1-2 semanas. Configuración completa (empresa grande, múltiples módulos): 4-8 semanas. Este tiempo incluye migración de datos, pruebas y capacitación básica. Una planificación adecuada reduce errores y retrabajos.
¿Qué datos debo preparar antes de configurar Odoo?
Datos esenciales: 1) Información fiscal de la empresa (NIF/CIF, domicilio fiscal), 2) Plan de cuentas contable, 3) Catálogo de productos/servicios con códigos y precios, 4) Base de clientes y proveedores, 5) Condiciones comerciales (formas de pago, plazos), 6) Estructura organizativa (departamentos, equipos), 7) Usuarios y sus roles. Tener esto preparado acelera dramáticamente la implementación.
¿Puedo cambiar la configuración después del go-live?
Sí, pero con precauciones. Cambios en configuración de contabilidad después de transacciones contabilizadas pueden causar inconsistencias. Cambios en productos con inventario activo requieren ajustes. Lo ideal es hacer configuración exhaustiva en ambiente de pruebas antes de producción. Para cambios post go-live importantes, consulta con un experto para evitar corrupción de datos.
¿Necesitas Ayuda con la Configuración de Odoo?
Nuestros expertos certificados pueden configurar Odoo para ti en tiempo récord. Consultoría gratuita para evaluar tu caso y darte una ruta clara.