Cómo Llevar la Contabilidad Venezolana en Odoo
Doble moneda Bs/USD, sincronización automática de tasa BCV, retenciones SENIAT, libros fiscales y todo lo que necesitas saber para que tu contabilidad funcione de verdad.
El reto contable venezolano: por qué es tan particular
Si llevas contabilidad en Venezuela, ya sabes que no es como en ningún otro país. No es solo cuestión de instalar un software y salir corriendo. Acá hay una realidad que cualquier contador venezolano conoce de memoria y que la mayoría de los ERP internacionales simplemente ignoran.
Venimos de una hiperinflación que destruyó tres conos monetarios. El bolívar fuerte, el bolívar soberano y ahora el bolívar digital. Cada reconversión obligó a reexpresar estados financieros, ajustar saldos y rezar para que el sistema no perdiera datos. Muchos contadores terminaron haciéndolo a mano en Excel porque su software no daba abasto.
Además, tenemos una dualidad monetaria que es única. La ley dice que la contabilidad debe llevarse en bolívares, pero la realidad operativa del país funciona en dólares. Tu proveedor te factura en dólares, tu cliente te paga en dólares, pero el SENIAT quiere ver los libros en bolívares. Eso significa que necesitas un sistema que maneje ambas monedas de forma simultánea, con conversión automática y trazabilidad completa.
La tasa de referencia oficial es la del Banco Central de Venezuela (BCV), que se publica diariamente. Usar la tasa incorrecta en una transacción puede generar diferencias en los libros que luego son un dolor de cabeza para cuadrar. Y si eres contribuyente especial, se suma la obligación de retener IVA e ISLR a tus proveedores con porcentajes específicos, generar comprobantes numerados y presentar declaraciones quincenales.
Todo esto hace que configurar un ERP para contabilidad venezolana no sea trivial. No basta con activar el módulo de contabilidad. Hay que entender las reglas del juego fiscal venezolano y traducirlas correctamente al sistema.
Configurar doble moneda en Odoo: Bolívares y Dólares
Esta es la base de todo. Si la doble moneda no queda bien configurada desde el inicio, vas a arrastrar problemas en cada asiento, cada reporte y cada conciliación. Así se hace correctamente:
1. Definir la moneda base: VES (Bolívar Digital)
En Ajustes > Configuración General > Moneda, selecciona VES como moneda principal de la compañía. Esto es obligatorio por ley: toda la contabilidad legal en Venezuela debe expresarse en bolívares. No importa que operes 100% en dólares, el SENIAT quiere ver bolívares en tus libros.
2. Activar multi-moneda
Ve a Contabilidad > Configuración > Ajustes y activa la opción de Multi-Moneda. Esto habilita el campo de moneda en facturas, pagos y asientos contables. Una vez activo, agrega USD como moneda secundaria y asegúrate de que esté habilitada.
3. Configurar cuentas de diferencial cambiario
Este paso es el que más gente olvida y el que más problemas causa después. En la configuración de contabilidad, debes definir dos cuentas:
- Ganancia por diferencial cambiario (ingreso): para cuando la tasa te favorece entre la fecha de factura y la fecha de pago
- Pérdida por diferencial cambiario (gasto): para cuando la tasa sube y terminas pagando más bolívares de los registrados
Odoo usa estas cuentas automáticamente cuando hay diferencia entre la tasa de la factura y la tasa del pago. Si no las configuras, el sistema no sabe dónde registrar la diferencia y te empiezan a quedar asientos descuadrados.
4. Cómo funciona la conversión automática
Una vez configurado, el flujo es transparente. Creas una factura en USD, Odoo la registra contablemente en bolívares usando la tasa del día. Cuando recibes el pago (quizás días después), Odoo toma la tasa de ese día, calcula si hay diferencia y genera el asiento de diferencial cambiario automáticamente. No tienes que hacer cálculos manuales ni asientos adicionales. Para la documentación oficial de Odoo sobre multi-moneda, puedes consultar la guía oficial de contabilidad de Odoo 17.
Sincronizar la tasa del BCV en Odoo
El Banco Central de Venezuela (BCV) publica diariamente la tasa de cambio oficial del bolívar frente al dólar. Esta es la tasa que debes usar para toda tu contabilidad formal. No la paralela, no la de Instagram, no la del señor de la esquina. La del BCV.
Configuración paso a paso:
Ve a Contabilidad > Configuración > Monedas y selecciona USD.
En la pestaña de Tasas, activa la actualización automática.
Selecciona Banco Central de Venezuela (BCV) como proveedor de tasas.
Configura la frecuencia como diaria. Odoo descargará la tasa publicada por el BCV cada mañana.
Consideraciones importantes:
- Siempre usa la tasa BCV oficial para tu contabilidad formal. Usar tasa paralela en libros contables es una infracción fiscal.
- Ajustes manuales: si el BCV no publica tasa un día (feriados), puedes ingresar la tasa manualmente. Odoo mantiene un historial completo.
- Historial de tasas: cada tasa queda registrada por fecha. Esto es fundamental para auditorías y fiscalizaciones del SENIAT.
- Verifica diariamente las primeras semanas que la tasa se esté descargando correctamente. Hemos visto casos donde el proveedor de datos cambia el formato y la sincronización se interrumpe sin aviso.
Retenciones automáticas: IVA e ISLR
Las retenciones son el pan de cada día del contador venezolano. Si eres agente de retención (y si eres contribuyente especial, lo eres obligatoriamente), cada factura de proveedor que procesas necesita su retención calculada, su comprobante y su declaración quincenal. Hacerlo manual es una pesadilla. Odoo lo automatiza.
Retención de IVA
- 75% estándar para proveedores contribuyentes ordinarios
- 100% cuando el proveedor no indica su RIF en la factura o cuando tu empresa es contribuyente especial
- Comprobante de retención generado automáticamente con numeración correlativa
- Declaración quincenal lista para cargar en el portal del SENIAT
Retención de ISLR
- Tabla de porcentajes según tipo de actividad y monto: servicios profesionales, alquileres, comisiones, honorarios, etc.
- Personas naturales vs. jurídicas: porcentajes diferenciados según el tipo de contribuyente del proveedor
- Cálculo automático al validar la factura del proveedor: sin intervención manual
- Comprobantes ARI y AR-I generados directamente desde Odoo
Cómo funciona en la práctica: registras la factura del proveedor en Odoo, el sistema detecta automáticamente qué retenciones aplican según la configuración del proveedor (tipo de contribuyente, actividad, RIF), calcula los montos, genera los comprobantes y registra los asientos contables de la retención. Tú solo validas y sigues con la siguiente factura.
Estados financieros adaptados a Venezuela
Un ERP que no te da los reportes que necesitas es un ERP inútil. Odoo, con la localización venezolana, genera los estados financieros y reportes fiscales que realmente vas a usar:
Balance General
Adaptado al formato venezolano con las cuentas agrupadas según las VEN-NIF. Puedes generarlo en bolívares o con columna auxiliar en dólares para análisis interno.
Estado de Resultados
Con el detalle de ingresos, costos y gastos en bolívares. Incluye el efecto del diferencial cambiario como partida separada, que es clave para entender la rentabilidad real en un entorno multimoneda.
Libro Mayor
Detalle de movimientos por cuenta contable con fecha, referencia, tercero, debe y haber. Filtrable por período, cuenta y analítica.
Libro Diario
Registro cronológico de todos los asientos contables. Esencial para auditorías y revisiones del SENIAT.
Libro de Compras y Ventas
Formato SENIAT con detalle de facturas, base imponible, IVA, retenciones aplicadas y número de comprobante. Listos para la declaración.
Reportes de Retenciones
IVA e ISLR con el detalle que pide el SENIAT: proveedor, RIF, monto facturado, monto retenido, comprobante y período fiscal. Exportables para carga en el portal.
Errores comunes que cometemos los contadores al configurar esto solos
No lo digo para asustar a nadie. Lo digo porque los hemos visto decenas de veces y siempre terminan costando más que la configuración profesional que se quiso ahorrar. Estos son los más frecuentes:
No configurar las cuentas de diferencial cambiario
Activan la doble moneda, empiezan a facturar, y cuando llega el primer pago con diferencia de tasa, Odoo no sabe dónde registrar la ganancia o pérdida. El asiento queda incompleto o se va a una cuenta genérica que después nadie sabe desagregar. Lo peor: se dan cuenta meses después cuando van a cerrar.
Olvidar la retención ISLR en pagos a personas naturales
Muchos configuran las retenciones de IVA porque son más visibles, pero se olvidan del ISLR. Cuando pagas honorarios profesionales, alquiler o comisiones a una persona natural sin retener, estás asumiendo una responsabilidad tributaria solidaria. El SENIAT te puede cobrar la retención no practicada más multas e intereses.
No validar las secuencias de facturación SENIAT
El SENIAT exige numeración correlativa en facturas y comprobantes de retención. Si configuras Odoo con la secuencia por defecto sin adaptarla al formato requerido (prefijo, longitud, correlativos), tus facturas pueden ser rechazadas en una fiscalización. Este es un error silencioso: todo parece funcionar bien hasta que llega la revisión.
Usar la tasa incorrecta (paralela vs. oficial)
Hay quienes configuran la actualización de tasa con una fuente que no es el BCV oficial. Puede ser un proveedor que muestra la tasa paralela o un servicio que redondea diferente. El resultado: toda tu contabilidad queda registrada con una tasa que no es la legal, y si el SENIAT cruza los números, la diferencia se convierte en un reparo fiscal.
Por qué nuestros clientes nos contratan para esto
No somos los únicos que implementan Odoo. Pero sí somos de los pocos que realmente entienden la contabilidad venezolana a nivel de detalle fiscal. Esto es lo que traemos a la mesa:
10+ años configurando contabilidad venezolana en Odoo
Hemos pasado por todas las reconversiones, todos los cambios de normativa y todas las particularidades del SENIAT. No estamos aprendiendo con tu empresa.
Equipo con contadores venezolanos que entienden SENIAT
Nuestro equipo incluye Contadores Públicos Autorizados (CPAs) venezolanos. No son técnicos que leen documentación fiscal por primera vez: son profesionales que han presentado declaraciones y enfrentado fiscalizaciones.
Configuración probada con +200 empresas
No es teoría. Es una configuración que ya funciona en manufactura, distribución, servicios, comercio, construcción y más. Sabemos qué funciona y qué no.
Actualización automática cuando cambian las normas
Cuando el SENIAT cambia un porcentaje de retención, una providencia o un formato de declaración, actualizamos la configuración de todos nuestros clientes. No te enteras por una multa.
Soporte en horario Venezuela
Cuando tienes una emergencia contable a las 4pm un viernes de quincena, necesitas alguien que conteste. No un ticket que se resuelve en 72 horas hábiles desde otro huso horario.
Partner oficial de Odoo
Como Partner oficial de Odoo, tenemos acceso directo al equipo de desarrollo para resolver cualquier limitación técnica que encontremos.
¿Quieres ver cómo quedaría tu contabilidad en Odoo?
Te mostramos en una demo personalizada cómo se configura la doble moneda, las retenciones y los reportes para tu empresa específica. Sin compromiso.
Agendar Demo GratuitaPreguntas frecuentes sobre contabilidad venezolana en Odoo
¿Odoo puede llevar contabilidad en bolívares y dólares al mismo tiempo?
Sí. Odoo tiene soporte nativo de multi-moneda. Configuras el bolívar digital (VES) como moneda base de la compañía y el dólar (USD) como moneda secundaria. Cada transacción se registra en la moneda original y Odoo calcula automáticamente la conversión a la moneda base usando la tasa del día. Esto genera los asientos de diferencial cambiario de forma automática, que es exactamente lo que pide el SENIAT: contabilidad en bolívares con trazabilidad de las operaciones en divisas.
¿Cómo sincronizo la tasa del BCV automáticamente en Odoo?
En Contabilidad > Configuración > Monedas, activas la actualización automática de tasas y seleccionas la fuente del Banco Central de Venezuela (BCV). Puedes configurar la frecuencia como diaria para que Odoo descargue la tasa oficial publicada por el BCV cada mañana. También existe la opción de actualización manual para días en que el BCV publique la tasa tarde o necesites hacer ajustes puntuales. Lo importante es que quede registro de cada tasa aplicada por fecha.
¿Odoo genera los libros fiscales que pide el SENIAT?
Con la localización venezolana correctamente configurada, Odoo genera el Libro de Compras, el Libro de Ventas, las retenciones de IVA aplicadas y recibidas, las retenciones de ISLR con sus comprobantes, y los reportes auxiliares que necesitas para las declaraciones. Los libros cumplen con el formato que exige el SENIAT y se pueden exportar en los formatos requeridos para la carga en el portal fiscal.
¿Puedo migrar mi contabilidad desde Excel o desde otro sistema a Odoo?
Sí, es totalmente posible. Odoo permite importar saldos iniciales, catálogo de cuentas, listado de clientes y proveedores, y movimientos históricos mediante archivos CSV o Excel. Lo hacemos regularmente con empresas que vienen de sistemas como Profit, Valery, Saint o incluso hojas de cálculo manuales. Lo crítico es validar los saldos de apertura y las partidas de conciliación antes del corte.
¿Funciona para contribuyentes especiales?
Sí. Odoo se configura para manejar el régimen de contribuyentes especiales. Esto incluye la retención del 100% del IVA en compras (en lugar del 75% estándar), la generación automática de comprobantes de retención con numeración correlativa, y los reportes específicos que debe presentar un agente de retención ante el SENIAT. También se configura la aplicación automática en facturas de proveedores para que el contador no tenga que calcular manualmente cada retención.
¿Cada cuánto se actualiza la tasa de cambio en Odoo?
La frecuencia la defines tú en la configuración. Lo estándar y recomendado para Venezuela es actualización diaria, ya que el BCV publica tasa todos los días hábiles. Odoo descarga la tasa automáticamente a la hora que configures. Si un día no hay publicación (feriados bancarios), se mantiene la última tasa vigente. También puedes forzar una actualización manual en cualquier momento si necesitas registrar una tasa específica.
¿Necesito Odoo Enterprise o sirve Community para contabilidad venezolana?
Para contabilidad seria en Venezuela necesitas Odoo Enterprise. La versión Community tiene un módulo contable básico, pero no incluye la localización fiscal venezolana completa, los reportes financieros avanzados, la conciliación bancaria automática ni el soporte de múltiples monedas con actualización automática de tasas. Enterprise también te da acceso a soporte oficial de Odoo y actualizaciones de la localización cuando cambian las normativas fiscales.
¿Cómo manejo la reconversión monetaria en Odoo?
Las reconversiones monetarias (como la del bolívar soberano al bolívar digital) se manejan ajustando el factor de conversión en la configuración de moneda y ejecutando un proceso de reexpresión de saldos. Odoo permite hacer este ajuste sin perder el histórico de transacciones. Nuestro equipo tiene experiencia con las tres últimas reconversiones venezolanas y hemos desarrollado un procedimiento probado que garantiza la integridad de los datos contables durante la transición.
¿Necesitas ayuda con tu contabilidad en Odoo?
Llevamos más de una década configurando la contabilidad venezolana en Odoo. Si quieres dejar de pelear con Excel, con tasas que no cuadran y con retenciones manuales, hablemos. La primera consulta es gratis y sin compromiso.