Guía Completa del Módulo de Inventario de Odoo
Seguimiento por número de serie, lotes, multi-almacén, reglas de reabastecimiento y valoración de inventario. Todo lo que necesitas saber, explicado para el contexto venezolano.
¿Qué ofrece el módulo de inventario de Odoo?
En empresas venezolanas de distribución, lo que más vemos es que el dolor de cabeza empieza cuando el inventario del sistema no coincide con lo que hay físicamente en el almacén. El módulo de inventario de Odoo resuelve esto de raíz.
Multi-almacén y multi-ubicación
Gestiona almacenes en distintas ciudades y define ubicaciones internas (estantes, zonas, pasillos) dentro de cada uno. Transferencias entre almacenes con trazabilidad completa.
Seguimiento por serial y lotes
Asigna números de serie únicos a cada unidad o agrupa productos por lotes. Rastrea el historial completo de cada pieza desde que entra hasta que sale.
Reglas de reabastecimiento automáticas
Define stock mínimo y máximo por producto. Odoo genera órdenes de compra automáticas cuando el inventario cae por debajo del punto de pedido.
Valoración de inventario
Métodos FIFO, promedio ponderado y costo estándar. Integración directa con contabilidad para que cada movimiento de inventario genere asientos contables automáticos.
Códigos de barras
Escaneo con lectores USB, Bluetooth o la cámara del teléfono. Recepción, despacho e inventario físico en segundos sin errores de digitación.
Integración con compras, ventas y manufactura
Cuando ventas confirma un pedido, inventario reserva el stock. Cuando compras recibe mercancía, inventario se actualiza. Todo fluye sin intervención manual.
Documentación oficial: Odoo Inventory - Docs v17
Configuración inicial del módulo
Antes de empezar a mover productos, hay que configurar correctamente la estructura. Esto es lo que hacemos en las primeras sesiones de implementación con cada cliente.
Habilitar seguimiento por serial y lotes
En Inventario > Configuración > Ajustes, activa "Seguimiento por números de serie y lotes". Esto desbloquea los campos de serial/lote en todos los movimientos de inventario.
Crear almacenes
Define cada almacén físico: sede Caracas, sucursal Valencia, bodega Maracaibo. Cada almacén tiene su dirección, su secuencia de documentos y sus propias rutas de operación.
Crear ubicaciones dentro de cada almacén
Dentro del almacén de Caracas, por ejemplo, puedes tener: Zona A (productos de alta rotación), Zona B (productos pesados), Zona de cuarentena, Zona de devoluciones. Esto permite saber exactamente dónde está cada producto.
Configurar rutas de operación
Decide si tu almacén opera en 1 paso (recepción directa a stock), 2 pasos (recepción + control de calidad) o 3 pasos (recepción + calidad + almacenamiento). La mayoría de distribuidoras en Venezuela usan 2 pasos.
Configurar unidades de medida
Define las unidades que manejas: unidades, cajas, kilogramos, litros, metros. Puedes comprar en cajas de 12 y vender en unidades; Odoo hace la conversión automáticamente.
Seguimiento por número de serie
El seguimiento por serial significa que cada unidad individual de un producto tiene un identificador único. Es como el número de cédula de cada pieza que pasa por tu almacén.
¿Cuándo usar seriales?
Cómo funciona en la práctica
Cuando recibes mercancía, el operador de almacén escanea o ingresa el serial de cada unidad. A partir de ese momento, puedes consultar el historial completo de ese serial: en qué orden de compra llegó, en qué ubicación se almacenó, a qué cliente se vendió, si tiene garantía vigente.
Los reportes de trazabilidad te muestran el recorrido completo de cada serial en un solo click. Esto es invaluable cuando un cliente llama preguntando por la garantía de un equipo o cuando necesitas hacer un recall.
Caso real: equipos médicos en Caracas
Un caso real: una empresa de equipos médicos en Caracas tenía un sistema de Excel con más de 3,000 equipos vendidos, y cada vez que un hospital llamaba por garantía, tardaban hasta 45 minutos buscando la información. Después de implementar el seguimiento por serial en Odoo, esa consulta se resuelve en 10 segundos. El equipo de soporte simplemente escanea el serial o lo busca en el sistema y tiene todo: fecha de compra, proveedor, fecha de venta, cliente, historial de servicio técnico y estado de garantía.
Seguimiento por lotes
A diferencia del serial (un número por cada unidad), el lote agrupa un conjunto de productos que comparten características: misma fecha de fabricación, mismo proveedor, misma importación.
¿Cuándo usar lotes?
Fechas de vencimiento y alertas
Registra fecha de producción, fecha de vencimiento, fecha de consumo preferente y fecha de retiro. Odoo te alerta automáticamente cuando un lote está por vencer, para que puedas tomar acción: promociones, devolución al proveedor o destrucción controlada.
Retiro de lotes (recalls)
Si un proveedor te notifica que un lote tiene un problema de calidad, puedes rastrear inmediatamente a qué clientes vendiste productos de ese lote. Trazabilidad upstream (hacia el proveedor) y downstream (hacia el cliente) completa.
Reglas de reabastecimiento automático
Una de las funcionalidades más poderosas para distribuidoras venezolanas. En lugar de revisar manualmente qué productos hay que pedir, Odoo lo hace por ti.
Stock mínimo y máximo
Para cada producto defines un mínimo (por debajo de este nivel, hay que pedir) y un máximo (la cantidad ideal que quieres tener). Cuando el stock disponible cae por debajo del mínimo, Odoo genera automáticamente una solicitud de compra por la cantidad necesaria para llegar al máximo.
Punto de pedido automático
El sistema evalúa el stock disponible (lo que hay en el almacén menos lo que ya está reservado para órdenes de venta) y lo compara con tu regla. Si estás por debajo, se activa el reabastecimiento. Todo esto corre automáticamente cada día, sin que nadie tenga que revisarlo.
Lead times de proveedores
Si tu proveedor en Caracas tarda 3 días en entregar, pero tu proveedor importado tarda 45 días, Odoo lo sabe y dispara la orden con la anticipación necesaria. Puedes configurar tiempos de entrega por proveedor, por producto, e incluso por ruta de operación.
Órdenes de compra automáticas
Las reglas de reabastecimiento generan solicitudes de cotización que tu departamento de compras solo tiene que revisar y confirmar. No se pierde tiempo listando qué hay que pedir: el sistema ya lo calculó.
Valoración de inventario para Venezuela
La valoración de inventario es donde inventario se conecta con contabilidad. Cada movimiento de stock tiene un impacto económico y Odoo lo registra automáticamente.
Método promedio ponderado (el más usado en Venezuela)
Cada vez que compras un producto, el costo promedio se recalcula. Si compraste 100 unidades a $10 y luego 50 unidades a $12, tu costo promedio pasa a ser $10.67. Es el método que la mayoría de contadores venezolanos recomienda por su simplicidad y por ser aceptado por el SENIAT.
FIFO para alimentos y perecederos
El método First In, First Out asume que lo primero que entró es lo primero que sale. Es obligatorio para empresas de alimentos, medicamentos y cualquier producto con fecha de vencimiento. Odoo registra el costo específico de cada lote de entrada y lo asocia al momento de la salida.
Multi-moneda: bolívares y dólares
En Venezuela, la mayoría de empresas compran en dólares pero la contabilidad formal debe estar en bolívares. Odoo maneja ambas monedas simultáneamente. Puedes valorar tu inventario en USD y tener la conversión automática a VES al tipo de cambio del BCV. Esto impacta directamente en tus estados financieros, declaraciones de impuestos y análisis de márgenes.
Escenarios venezolanos que resolvemos con frecuencia
Estos son los casos más comunes que vemos en nuestras implementaciones. Probablemente tu empresa se identifique con uno (o varios) de ellos.
Almacén en Caracas + puntos de venta en otras ciudades
El almacén central está en Caracas y hay tiendas o puntos de venta en Valencia, Maracaibo y Barquisimeto. Cada punto necesita ver su stock local, hacer pedidos al almacén central y recibir transferencias. Odoo gestiona todo esto con transferencias inter-almacén y visibilidad en tiempo real del stock en cada ubicación.
Distribuidora con múltiples bodegas
Una distribuidora que maneja 5,000+ productos en varias bodegas necesita saber qué hay en cada una, qué se está agotando y qué hay que pedir. Con las reglas de reabastecimiento y el control por ubicación, el equipo de compras deja de apagar incendios y empieza a planificar.
Importadora que recibe contenedores
Recibes un contenedor con 200 líneas de productos diferentes. Cada línea tiene su lote, su costo en dólares, su nacionalización. Odoo permite hacer la recepción completa del contenedor, asignar costos de importación (flete, arancel, almacenaje) al costo del producto, y distribuir todo a las ubicaciones correctas.
Fabricante con materia prima y producto terminado
Si fabricas, necesitas controlar la materia prima que entra, el consumo en producción y el producto terminado que sale. El módulo de inventario integrado con manufactura te da trazabilidad completa: qué materia prima se usó para fabricar cada lote de producto terminado, con costos de producción calculados automáticamente.
Cómo te ayudamos con tu inventario en Odoo
No solo instalamos el módulo. Diseñamos la solución según tu operación real y capacitamos a tu equipo hasta que sean autónomos.
Preguntas frecuentes sobre inventario en Odoo
¿Odoo maneja múltiples almacenes?
Sí. Odoo permite configurar tantos almacenes como necesites, cada uno con sus propias ubicaciones internas (estantes, zonas, pasillos). Puedes gestionar transferencias entre almacenes, ver stock por ubicación en tiempo real y definir rutas de operación distintas para cada uno. En Venezuela vemos configuraciones típicas de almacén principal en Caracas con sucursales en Valencia, Maracaibo o Barquisimeto.
¿Puedo rastrear productos por número de serie?
Absolutamente. El módulo de inventario de Odoo permite asignar un número de serie único a cada unidad de producto. Desde el momento en que recibes la mercancía puedes escanear o ingresar el serial, y a partir de ahí rastrear toda su vida: en qué almacén está, a quién se vendió, si fue devuelto, etc. Es ideal para equipos electrónicos, maquinaria industrial y activos fijos.
¿Funciona con lectores de código de barras?
Sí. Odoo tiene un módulo específico de código de barras que funciona con lectores USB, lectores Bluetooth e incluso con la cámara del teléfono móvil. Puedes escanear productos para recepción, despacho, transferencias internas e inventario físico. Nosotros configuramos y capacitamos a tu equipo de almacén directamente en piso.
¿Cómo manejo productos con fecha de vencimiento?
Activando el seguimiento por lotes con fechas de vencimiento. Odoo permite registrar la fecha de vencimiento, la fecha de consumo preferente y la fecha de retiro. El sistema genera alertas automáticas cuando un lote está próximo a vencer y puedes configurar reglas para que los lotes más antiguos se despachen primero (FEFO - First Expired, First Out).
¿Odoo calcula automáticamente cuándo debo reabastecer?
Sí, mediante las reglas de reabastecimiento. Defines un stock mínimo y un stock máximo para cada producto, y Odoo genera automáticamente solicitudes de cotización o órdenes de compra cuando el inventario cae por debajo del mínimo. También considera los tiempos de entrega de tus proveedores para hacer el pedido con anticipación.
¿Puedo valorar mi inventario en dólares y bolívares?
Sí. Odoo soporta multi-moneda de forma nativa. Puedes llevar la valoración de inventario en USD como moneda principal y tener la conversión automática a bolívares al tipo de cambio del BCV. Esto es fundamental para empresas venezolanas que compran en dólares pero necesitan reportes contables en bolívares.
¿Qué método de valoración de inventario me conviene?
Depende de tu tipo de negocio. El método promedio ponderado es el más usado en Venezuela porque es el más sencillo de mantener y el que la mayoría de contadores recomienda. El método FIFO es mejor para alimentos, medicamentos y perecederos. En nuestra consultoría evaluamos tu caso y te recomendamos el más adecuado según tu operación y tus obligaciones fiscales.
¿Necesitas organizar tu inventario con Odoo?
Agenda una consultoría gratuita de 30 minutos. Evaluamos tu operación actual, te mostramos cómo quedaría con Odoo y te damos un presupuesto sin compromiso.